Une entreprise qui se refuse à recourir à des solutions digitales pour faciliter sa communication ou encore gérer ses projets est vouée à l’échec. C’est le constat que l’on pourrait dresser si on s’intéressait à l’activité des grandes sociétés de ces dix dernières années. En effet, lorsqu’on est conscient des gains de productivité potentiels et de la concurrence toujours plus rude, il est difficile de parvenir à une autre conclusion. Pour cet article, nous allons nous intéresser au concept du digital workplace en vous expliquant en détail les piliers qui le composent.
Le digital workplace, c’est quoi concrètement ?
On peut traduire “digital workplace” par “environnement numérique de travail » ou encore “espace numérique de travail”. C’est pourquoi d’ailleurs on l’utilise plutôt au masculin même si le féminin n’est pas exclu étant donné qu’il s’agit d’un terme récent. Ce qu’il faut retenir ici, c’est qu’il désigne un espace de travail dans lequel chacun des collaborateurs de l’entreprise peut accéder. Mais à la différence de l’intranet qui n’est accessible qu’à l’intérieur des locaux de l’entreprise, le digital workplace peut être utilisé depuis n’importe où et n’importe quand.
On peut ainsi voir cela comme une plateforme collaboratrice 2.0 qui est en général basée sur le cloud computing. Rappelons que c’est précisément lui qui rend possible un accès depuis n’importe où grâce à des serveurs informatiques situés à distance. Avec la popularisation du cloud, les offres concernant le digital workplace ont explosé en nombre avec des logiciels de plus en plus performants. Sans plus attendre, intéressons-nous aux piliers de ce type d’espace numérique.
Les piliers du digital workplace
Bien que tous les professionnels du secteur ne soient pas d’accord entre eux, on peut dresser aujourd’hui 3 grands piliers du digital workplace :
- Le partage des informations via des moyens digitaux à distance. Comme nous l’avons souligné précédemment, si cela a lieu uniquement dans l’entreprise même, il vaut mieux parler de réseau intranet. Les technologies utilisées ne sont alors pas les mêmes étant donné qu’on doit recourir à un serveur dédié. Par ailleurs, dans un digital workplace, les collaborateurs de l’entreprise sont aussi amenés à communiquer avec leurs clients, leurs partenaires ou encore leurs fournisseurs.
- Le travail collaboratif. C’est l’un des axes majeurs de ce type d’espace numérique puisque grâce au cloud, toutes les informations partagées sont mises à jour en temps réel. C’est donc intéressant lorsqu’une équipe doit travailler sur un projet dans lequel chacun des membres peut partager des idées ou des documents pertinents. Plus besoin ainsi d’envoyer des mails collectifs, car des notifications apparaissent directement sur la plateforme en cas de changement effectué.
- La gestion électronique des documents. Au sein d’un digital workplace, on trouve aussi un moteur de recherche et des outils pour faciliter la gestion documentaire. De fait, il n’est plus nécessaire d’effectuer des démarches administratives pour obtenir tel ou tel document. Sachant qu’il est possible d’attribuer des rôles à chaque membre de l’équipe afin d’éviter des fuites de documents qui pourraient compromettre l’entreprise.
Vous l’aurez compris : en mettant en place un environnement numérique de travail bien optimisé, les avantages potentiels sont nombreux. N’hésitez donc pas à vous renseigner sur le sujet !