Aujourd’hui, la protection des données devrait être l’une des priorités de votre entreprise. Au-delà des données numériques, il est aussi important de penser à la gestion de vos documents papier pour garantir cette protection. Bien plus qu’une simple fantaisie éthique, c’est une obligation pour se conformer au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et éviter les risques liés à la fuite d’informations. Le destructeur de papier s’impose alors comme un outil incontournable pour préserver la confidentialité des informations que vous manipulez chaque jour. Voici quelques informations afin de comprendre pourquoi vous devriez équiper votre entreprise d’un destructeur de documents dès maintenant.
Pourquoi utiliser un destructeur de documents en entreprise ?
La première raison de l’achat d’un tel équipement, nous l’avons mentionnée plus haut, c’est bien sûr la protection des données sensibles. En effet, un simple document jeté à la poubelle peut contenir des informations confidentielles : coordonnées de clients, contrats, fiches de paie… En entreprise, un destructeur de papier pourra donc sécuriser vos documents conformément au RGPD.
Utiliser un destructeur, c’est de ce fait aussi prévenir les risques d’usurpation d’identité professionnelle ou d’espionnage industriel.
Pour quels professionnels un destructeur de papier peut-il être utile ?
La question pourrait être tournée à l’inverse en se demandant quels professionnels peuvent aujourd’hui se passer d’un destructeur de documents ? En réalité, de nombreuses structures sont concernées, même au-delà des grandes entreprises, dès qu’elles manipulent du papier contenant des données personnelles ou stratégiques.
Voici quelques exemples de secteurs et de types d’entreprises qui devraient avoir recours à un destructeur de papier :
- Les professions libérales : médecins, avocats, notaires, psychologues…
- Les PME et TPE pour leurs services RH, comptabilité et gestion administrative.
- Les agences marketing et les cabinets de conseil.
- Les collectivités locales qui traitent aussi bien des dossiers personnels que des documents internes.
Quel type de coupe choisir pour un destructeur de papier ?
Le niveau de sécurité, critère le plus important pour le choix de votre destructeur de documents, dépend essentiellement du type de coupe. Il est généralement découpé en sept niveaux de destruction (dénomination « P-X »). Plus le chiffre est élevé (jusqu’à P-7), plus la découpe est fine et sécurisée.
On distingue trois grandes familles de coupe :
- La coupe droite ou coupe fibre (niveau de sécurité P-1 et P2), adaptée aux documents courants, peu sensibles.
- La coupe croisée (niveau de sécurité P-3 et P4), idéale pour un usage professionnel classique (informations salariales, données de vente, informations stratégiques sur votre entreprise…), avec un bon compromis entre sécurité et vitesse.
- La coupe micro (niveau de sécurité P-5, P-6 et P7), recommandée pour les données hautement confidentielles (RH, juridique, médical, etc.).
Remarque : pour être en conformité avec la loi RGPD, votre entreprise doit être équipée d’un destructeur de papier d’un niveau de sécurité au moins P-4.
Comment bien choisir son destructeur de documents professionnel ?
Vous l’aurez compris, le premier critère pour choisir un destructeur de papier pour votre entreprise sera son niveau de sécurité conformément aux documents que vous devez détruire.
Viennent ensuite plusieurs critères à considérer pour arrêter votre choix sur le meilleur destructeur de documents pour vos besoins. Pour cela, veillez à prendre en compte :
- Le volume de destruction dont vous avez besoin : capacité de coupe, utilisation quotidienne, cycle d’utilisation en continu ou minuté…
- Niveau sonore : important si le destructeur est utilisé en open space.
Enfin, certains destructeurs de papier sont équipés de fonctionnalités supplémentaires comme l’automatisation de fonctions (démarrage, arrêt, entretien…) ou encore l’anti-bourrage.
Quel est le meilleur destructeur de papier pour un usage professionnel ?
De nombreuses marques se démarquent sur le marché des destructeurs de documents, chacune avec ses spécificités en termes de performance, sécurité, volume ou ergonomie. On peut par exemple citer Ideal (notamment le modèle Ideal 2270), Fellowes, Intimus, DAHLE ou encore Kobra.
Néanmoins, la marque qui revient le plus fréquemment avec les meilleurs modèles de destructeurs papier est HSM. On pourra souligner la force des modèles de la gamme HSM Securio particulièrement reconnus pour leur efficacité, leur sécurité et leur durabilité (HSM Securio P40i, HSM Securio B32 ou encore HSM Securio P44i).
Aujourd’hui, la cybersécurité occupe souvent le devant de la scène. Pourtant, la sécurité de vos documents physiques ne doit pas être négligée. Plus qu’un simple accessoire de bureau, un destructeur de papier protège votre entreprise, vos collaborateurs et vos clients. Très souvent, il est même obligatoire d’en posséder un au sein de votre entreprise afin de respecter le RGPD.
Que vous soyez dirigeant d’une PME, que vous exerciez profession libérale ou que vous soyez responsable administratif, pensez à équiper vos bureaux d’un modèle fiable et performant pour garantir la confidentialité des informations que vous manipulez quotidiennement.